Cara Membuat Surat Pemberitahuan


Seperti namanya, yaitu surat pemberitahuan, surat ini memang berfungsi untuk memberitahukan kepada seseorang mengenai sesuatu. Namun, surat pemberitahuan ini biasanya bersifat resmi. Karena sifat resminya itulah, maka cara membuat surat pemberitahuan harus benar-benar diperhatikan. Selain sebagai pemberitahuan, surat ini biasanya juga dibuat untuk menjalin atau memelihara relasi, baik secara pribadi maupun relasi bisnis.

Agar mudah dimengerti, surat pemberitahuan sebaiknya dibuat seringkas mungkin. Sampaikan informasi-informasi penting seperlunya, sehingga yang membacanya dapat menangkap maksudnya dengan cepat. Surat pemberitahuan juga sebaiknya dibuat pendek, to the point, tidak bertele-tele.

Surat pemberitahuan harus dibuat dengan kata-kata yang membuat orang yang membacanya menyadari arti penting dari informasi yang disampaikan di sana. Jika surat pemberitahuan itu mengumumkan mengenai prestasi perusahaan, misalnya, gunakan kata-kata yang memungkinkan pembacanya mengakui prestasi tersebut, bahkan mungkin ingin mencapai prestasi yang sama. Mengirimkan surat pemberitahuan berarti memiliki kesempatan untuk mempromosikan bisnis, sehingga kata-kata dan kalimat yang digunakan pun harus mewakili hal tersebut.

Karena sifatnya resmi, surat pemberitahuan harus menyampaikan fakta-fakta yang nyata. Sebaiknya dibuat selengkap dan sejelas mungkin, agar tidak menimbulkan banyak pertanyaan bagi pembacanya, yang mungkin malah akan menjadi bingung karenanya. Jika surat pemberitahuan itu bertujuan untuk mengajak, maka gunakanlah kalimat persuasi yang halus, yang tidak berkesan memaksa, sehingga orang yang membacanya mau mengikuti apa yang diinstruksikan dalam surat tersebut.

Sedangkan bila surat pemberitahuan itu bersifat untuk mengonfirmasikan sesuatu, sebaiknya surat itu dibuat dengan bahasa yang menghargai dan benar-benar menjelaskan mengenai suatu hal. Gunakan kalimat-kalimat yang mampu meminimalisasi kesalahpahaman dari pihak yang akan membacanya. Semua yang disampaikan dalam surat ini tentu saja harus akurat.

Sebelum dikirimkan, periksa kembali surat itu agar tidak terjadi kesalahan, baik kesalahan ketik maupun salah dalam penggunaan kata. Yang penting dalam cara membuat surat pemberitahuan ini adalah alamat yang dituju. Alamat itu harus lengkap dan jelas. Pastikan agar surat tersebut sampai kepada yang berkepentingan dengan mengecek lewat telepon beberapa hari setelah surat tersebut dikirimkan.

Selanjutnya : Arti Senam Aerobic Dan Manfaatnya Bagi Kesehatan
Sebelumnya: Modifikasi Kebaya Modern dan Cara Merawat atau Mencuci Kebaya
 

Artikel Menarik Lainnya

Komentar