Tugas Menjadi Administrasi Perkantoran


Sebuah perusahaan pasti memiliki tenaga kerja di bidang administrasi perkantoran, baik sebagai administrasi umum, keuangan, hingga sekertaris. Masing-masing jabatan bekerja sesuai dengan pekerjaannya. Tugas menjadi administrasi perkantoran meskipun dianggap ringan, tetapi memiliki peran yang sangat besar. Rapinya sistem administrasi perkantoran akan berpengaruh terhadap efektivitas pekerjaan.

Umumnya, seseorang yang tugasnya berkisar pada urusan administrasi kantor disebut sebagai sekretaris. Namun pada dasarnya, tugas seorang sekretaris, besar atau kecil, tergantung dari posisi sekretaris itu sendiri.

Misalnya, sekretaris pribadi hanya akan bekerja  untuk membantu, memudahkan, atau memperlancar urusan atasan atau pimpinannya. Lingkungan pekerjaannya seputar pengarsipan dokumen, korespondensi, telepon, menyiapkan bahan rapat, membuat jadwal meeting, dan lainnya.

Tugas Mengetik

Pekerjaan rutin seorang sekretaris melakukan tugas menjadi administrasi perkantoran. Artinya, tugas kesekretarisan ini biasanya tanpa instruksi dari atasan, seperti pengarsipan surat, melakukan korespondensi (tugas keseharian kesekretarisan mengetik surat).

Surat yang diketik oleh sekretaris biasanya surat intern perusahaan atau surat yang ditujukan untuk pihak lain. Pembuatan surat ini harus dikuasai jenisnya oleh sekretaris. Jenis-jenis surat bisnis dan tipe surat, wajib dipahami oleh seorang sekretaris. Kemampuan dalam mengolah kata yang sederhana, tetapi menarik, harus dikuasai oleh sekretaris.

Pembuatan surat bisnis akan lebih cepat dilakukan jika seorang sekretaris mengetahui format surat. Biasanya, tiap perusahaan mempunyai format surat sendiri. Namun secara umum, format surat bisnis yaitu surat berperihal dan surat bentuk berjudul.

Menyimpan Surat/Filing

Filing adalah proses pengaturan serta penyimpanan surat atau dokumen/arsip secara berurutan dan sistematis. Sehingga, dokumen tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali setiap diperlukan. Oleh karena itu, filing harus disusun dengan baik dan sempurna, mengingat keterbatasan manusia dalam mengingat.

Seorang sekretaris harus bisa menyimpan surat dengan baik. Seorang sekretaris harus memastikan ia memiliki file yang sudah diberi tanda untuk menyimpan surat masuk, surat keluar, surat penawaran, surat keluhan, dan lainnya.

Selain itu, bisa membedakan warna folder yang satu dengan yang lain agar lebih mudah. Jika disimpan dalam lemari arsip, ia akan memberikan tanda atau menulis di masing-masing loker tentang isi lemari tersebut.

Tugas rutin sekretaris lainnya adalah menerima telepon dan bertelepon. Ketika menerima telepon, sekretaris harus mencatat informasi penelepon. Ia pun harus pintar-pintar memilih mana telepon yang harus disambungkan ke atasan atau tidak.

Ketika menelepon, ia juga harus memberikan informasi lengkap kepada orang yang dituju. Jika seseorang yang dituju tidak ada di tempat, titipkan pesan dengan lengkap kepada si penerima telepon. Ia harus mengetahui etika bertelepon karena hal tersebut termasuk tugas menjadi administrasi perkantoran.

Selanjutnya : Apa Itu Bank Bri Syariah
Sebelumnya: Menguak Wejangan Pangeran Di Ponegoro
 

Artikel Menarik Lainnya

Komentar