Mengupas Tugas Sekretaris Pribadi di Perkantoran

Dalam bahasa Latin, sekretaris memiliki arti secretum atau rahasia. Sehingga sekretris pribadi memiliki pengertian sebagai seseorang yang telah diberi kepercayaan untuk menjaga kerahasiaan perusahaan dan pimpinan tempat ia bekerja. Selain itu, tugas sekretaris pribadi adalah membantu meringankan dan memudahkan tugas pimpinan dengan deskripsi pekerjaan yang sudah ditentukan oleh pimpinan atau perusahaan tersebut.

Profesi sebagai Sekretaris

Memilih profesi sebagai sekretaris itu tidak mudah. Selain dituntut dengan kerja yang berat yaitu memudahkan pekerjaan pimpinan atau perusahaan, sekretaris pun harus ditunjang dengan pendidikan dan kecakapan dalam komunikasi. Sekretaris tidak hanya siap membantu pimpinan di ruangan rapat, tetapi siap mewakili di lapangan ketika pimpinan berhalangan atau tidak bisa hadir.

Fungsi inilah (sebagai wakil pimpinan atau perusahaan) yang menuntut seorang sekretaris pribadi harus memiliki kecakapan dalam memimpin. Jadi tidak hanya bermodalkan kemampuan mengarsip atau membuat laporan hasil rapat. Dapat dibilang juga sekretaris pribadi merupakan ‘tangan kanannya’ pimpinan.

Deskripsi Tugas Sekretaris

Adapun job desk sebagai sekretaris pribadi diantaranya:
1.    Pengarsipan surat-surat berupa surat masuk dan surat keluar, serta menelpon dan menerima telepon dari relasi atau tamu perusahaan.
2.    Mendapatkan tugas kepercayaan dari pimpinan dan perusahaan seperti membuat jadwal meeting (rapat) dengan relasi, menuliskan surat yang berbentuk rahasia perusahaan kepada mitra dan tamu, pemberian cinderamata kepada relasi dan membatalkan atau memutuskan perjanjian dengan relasi.
3.    Ikut serta pada rapat dinas pimpinan dan tugas dari perusahaan, mendampingi pimpinan dalam rapat bisnis, mewakilkan pimpinan dalam menerima sumbangan dan memberikan sumbangan dana yang masuk ke perusahaan, serta memeriksa kembali hasil sumbangan, rapat dan kegiatan yang berlangsung di perusahaan.
4.    Memberikan masukan positif dan menunjang keberlangsungan perusahaan.
5.    Membangun relasi yang lebih luas untuk memperkuat kerja sama perusahaan dan meningkatkan kinerja.

Masih banyak lagi tugas sekretaris pribadi yang tidak tertulis. Namun, dengan kredibilitas dan kepercayaan yang sudah diberikan oleh pimpinan dan perusahaan,diharapkan sekretaris memiliki tanggung jawab moral dan personal. Dengan demikian, tujuan dan harapan pimpinan dan perusahaan dapat terlaksana dengan baik.

Anggapan miring tentang tugas sekretaris pribadi khususnya yang ditujukan kepada para kaum hawa memang rentan. Seringnya pulang malam setelah meeting dan melakukan perjalanan luar kota bersama pimpinan sering memberikan kesan negatif. Namun, dengan prinsip dan harga diri yang kuat, godaan akan hal-hal di luar tugas dapat ditepis. Tertarik menjadi sekretaris pribadi? Selamat mencoba.

Loading...
Selanjutnya : Mengenal Tahapan Pembukaan Lahiran pada Proses Persalinan
Sebelumnya: Pemain Sketsa Trans TV
 

Artikel Menarik Lainnya

Komentar